Incorporações obrigatórias
As condições gerais para incorporações no Arquivo Nacional Torre do Tombo são as definidas pelo Decreto-Lei nº 47/2004, de 3 de Março. O pedido de incorporação é formalizado pela entidade detentora da documentação através dos canais oficiais e deve mencionar a tipologia documental, âmbito cronológico e metragem por série.
Requisito prévio:
As incorporações são precedidas, obrigatoriamente, de processos de avaliação, seleção e eliminação, definidos em portaria de gestão de documentos ou em relatórios de avaliação de massas documentais acumuladas.
É obrigatório que a documentação a incorporar encontre-se devidamente higienizada.
O transporte da documentação a incorporar até ao local indicado pelo técnico da DGLAB é da responsabilidade da entidade remetente.
Procedimentos:
As incorporações são precedidas, obrigatoriamente, de visita técnica à entidade que pretende incorporar a documentação. Da referida visita, realizada por um arquivista e por um técnico especialista de conservação e restauro, será produzido um Relatório onde se informará a pretensa entidade remetente do estado da documentação e dos procedimentos que deve adotar.
A entidade remetente, irá preencher a guia de remessa (Anexo 2 geral; Anexo 3 para Tribunais, Anexo 4 para Conservatórias, Anexo 5 para Notariais, Anexo 6 para Outros Produtores) de acordo com os campos expressos na mesma.
A Guia de remessa será enviada para aprovação prévia, por e-mail, para os canais oficiais.
A documentação a incorporar deve ser acondicionada em caixas próprias para o efeito e com as características das já utilizadas pela DGLAB, com as dimensões 39x16x26 ou 39x11x26.
As caixas de acondicionamento da documentação serão identificadas com rótulos (Tribunais, Conservatórias, Notariais e Paróquias), com um número de ordem, correspondente à Guia de Remessa.
Para a numeração das unidades de descrição e das caixas consulte a Divisão de Tratamento Técnico Documental e Aquisições (contacto: incorporacoes.antt@dglab.gov.pt)
Após o cumprimento de todas as formalidades acordadas, é agendado a data da incorporação. A mesma deve ser acompanhada pelo responsável direto ou seu representante legal da instituição, que procederá à entrega de dois Anexo 1 Autos de Entrega devidamente assinados e autenticados.
Caso tenha dificuldade em transferir algum dos documentos acima deve clicar com o botão direito na ligação correspondente e escolher “Guardar link como…” ou “Guardar conteúdo hiperligado como…”